Ai sensi dell’art. 3, comma 4, del decreto legislativo del 4.3.10 n. 28, la mediazione civile e commerciale può svolgersi secondo modalità telematiche previste dal regolamento dell’organismo.

Sul punto, com’è noto, è intervenuto il legislatore dell’emergenza sanitaria da COVID – 19, prevedendo, in sede di conversione in legge (legge n. 27 del 24.4.20, come modificata dal decreto legge del 30.4.20 n. 28) del decreto legge n. 18 del 17.3.20, che, con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento, gli incontri di mediazione potranno in ogni caso svolgersi in via telematica fino al 31 luglio 2020 anche in assenza di apposita previsione nel regolamento di procedura dell’organismo (cfr. l’avviso del Ministero della Giustizia del 4.5.20) e, successivamente a tale data, previo necessario adeguamento del regolamento dell’organismo.

E’ pensabile che, sulla spinta delle esigenze di distanziamento sociale legate all’emergenza sanitaria in corso, la mediazione telematica (detta anche “da remoto” o virtuale o on line) entrerà sempre più a far parte del nostro abituale panorama professionale e sociale.

Si tratta di un territorio solo parzialmente esplorato e, anzi, sostanzialmente sconosciuto alla maggior parte dei Colleghi Avvocati e Mediatori che, spesso, per ragioni a volte condivisibili altre meno, vedono addirittura con un misto di timore ed ostilità il binomio informatica & mediazione (quando non la stessa attività professionale).

Pare pertanto opportuno provare a tracciare alcune prime (e pratiche) regole di ingaggio, finalizzate a stabilire come i protagonisti della mediazione (e, quindi, le parti, i loro difensori, il mediatore e gli altri professionisti eventualmente coinvolti) debbano muoversi e coordinarsi per permettere l’avvio del procedimento.

In particolare, fanno certamente parte di queste regole tutte quelle informazioni circa le “regole del giuoco” che il mediatore deve dare alle parti e ai loro avvocati all’inizio della mediazione anzi, all’inizio del primo incontro. Per tale ragione inserirei queste informazioni nel contesto del discorso introduttivo. In sostanza, il discorso introduttivo, oltre a contenere le consuete informazioni, dovrà contenere anche le informazioni strettamente discendenti della natura telematica del procedimento.

  • Considerando che il “pericolo” maggiore della mediazione virtuale è che la stessa si interrompa per ragioni tecniche, in primis la mancanza e/o instabilità della connessione alla rete internet, innanzitutto il mediatore dovrà chiedere alle parti, previamente identificate, di comunicare un recapito alternativo, e cioè un indirizzo e-mail e/o un numero di cellulare e/o di fax. Questo vale anche per il mediatore, che, in qualche modo, dovrà essere raggiungibile dalle parti in caso di malfunzionamenti della piattaforma informatica. Il mediatore dovrà anche chiarire che, qualora gli eventuali problemi tecnici insorti non possano essere risolti in un lasso di tempo ragionevole, la mediazione sarà interrotta. Di tale interruzione il mediatore dovrà dare atto a verbale, che verrà poi comunicato alle parti dalla segreteria dell’organismo con mezzi ordinari, e cioè fax, telefono, posta elettronica o raccomandata a.r.
  • La seconda cosa che il mediatore dovrà fare è chiedere alle parti di fare un test delle funzioni video e audio della piattaforma. Se non ci si vede e/o non ci si sente adeguatamente è evidente che è inutile proseguire oltre.
  • Superato questo primo test positivamente, e verificato il perdurante consenso di tutte le parti a proseguire nella mediazione online, il mediatore dovrà verificare l’idoneità degli strumenti hardware e software che le parti hanno a disposizione: in sintesi occorre verificare che le parti siano di fronte ad un computer, che abbiano microfono e cuffie/altoparlanti, una web cam, un dispositivo di firma digitale (possibilmente in formato PADES) o, in alternativa, una stampante multifunzione (oltre a un documento di identità).
  • Superata positivamente anche questa verifica, il mediatore (che non è tenuto ad essere un perito informatico) dovrà informare le parti che le stesse sono responsabili della idoneità della propria strumentazione, sia sotto il profilo tecnico che sotto quello della sicurezza.
  • In ossequio ai doveri di riservatezza che gravano in linea generale sulle parti della mediazione, il mediatore dovrà inoltre specificare che è assolutamente vietata la registrazione degli incontri di videoconferenza, salva l’eccezione delle registrazioni effettuate dai mediatori a fini formativi, sempre previo consenso espresso di tutte le parti.
  • A questo punto, sempre nell’ambito del discorso introduttivo, il mediatore potrà spiegare alle parti le regole generali di funzionamento del procedimento virtuale: il concetto di stanza virtuale, la possibilità di utilizzare sessioni separate e, quindi, il concetto e il funzionamento delle stanze separate, la possibilità della condivisione dei file, la possibilità di escludere audio e video per uno o più partecipanti, le modalità prendere la parola utilizzando le funzionalità della piattaforma….. Non credo opportuno, invece, dedicare troppe spiegazioni alle modalità di sottoscrizione del verbale e dell’eventuale accordo, modalità piuttosto tecniche e, verosimilmente, poco comprensibili ai potenziali ascoltatori. Tali modalità potranno essere più utilmente spiegate nel momento in cui si dovrà procedere alla sottoscrizione del verbale e o dell’accordo; e, comunque, non prima del momento dell’eventuale ingresso in mediazione.
  • Qualora le parti decidano di entrare in mediazione, ed il mediatore rinvii l’incontro ad altra data, il mediatore potrà ricordare alle parti di digitalizzare tutti i documenti che le stesse intenderanno esibire nel corso del procedimento, in modo da rendere agevolmente fruibili le modalità di condivisione che le piattaforme informatiche utilizzate offrono.

Credo, infine, che tali passaggi dovrebbero trovare un riscontro nel verbale dell’incontro, sia pure in modalità assolutamente sintetica per non appesantire ulteriormente il contenuto di verbali già, a mio modo di vedere, spesso prolissi.

Alessandro Fabbri

(Avvocato in Bologna e Mediatore presso l’Organismo di Mediazione dell’Ordine degli Avvocati di Bologna)