Le misure restrittive adottate dal Governo a partire dai D.P.C.M. datati 8, 9 e 11 marzo 2020, in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19 sull’intero territorio nazionale e, almeno per il momento, culminate con il D.L. 8 aprile 2020, n. 23 (c.d. “Decreto Liquidità” o “Decreto Omnibus”), hanno inciso in modo rilevante sulle regole dell’impresa.

In particolare, per quanto concerne il funzionamento dell’assemblea, si evidenzia innanzitutto che il Governo, al fine di evitare uno arresto dell’attività di tale importantissimo organo societario – in vista soprattutto dell’approvazione del bilanci di esercizio al 31.12.2019 – il cui termini ex artt. 2364 e 2478-bis c.c. (30 aprile 2020) è stato peraltro prorogato di sessanta giorni – con il D.P.C.M. 18 marzo 2020 (c.d. “Decreto Salva Italia”) è intervenuto direttamente sulle modalità di svolgimento dell’assemblea dei soci, al fine di evitare pericolosi assembramenti.

Difatti, con l’art. 106, comma 2, del citato D.P.C.M., ha previsto che “Con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, e le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”.

In altre parole, il Governo ha previsto che, nel corso di tutta l’emergenza Coronavirus, le assemblee possono certamente tenersi con qualsiasi mezzo di comunicazione che garantisca l’intervento e la partecipazione contestuale di tutti i soci, nonché ovviamente del presidente e dei componenti degli altri organi societari, se nominati, a condizione che nel luogo in cui sia stata convocata l’assemblea sia presente il segretario, ovvero il Notaio in caso di assemblea straordinaria.

A tale disposizione, che di fatto estende a tutte le società, in prospettiva emergenziale, la possibilità introdotta dalla riforma del diritto societario del 2003 al comma 4 dell’art. 2370 c.c. di “consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica”, ha fatto seguito la massima n. 187 dell’11 marzo 2020 della Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano, la quale ha fornito un importante chiarimento circa le modalità d’intervento in assemblea nel caso in cui lo statuto sociale preveda già la possibilità di adottare mezzi telematici, con la precisazione espressa però che presidente e segretario si debbano trovare nello stesso luogo di convocazione.

Nello specifico, la Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano, dopo aver precisato che per tutti i partecipanti, ivi compreso il presidente, può intervenire in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – coerentemente con quanto già precisato nella massima H.B.39 del 2017 del Consiglio Notarile del Triveneto – a condizione che la redazione del verbale, in forma pubblica, redatto da un notaio nella sua qualità di pubblico ufficiale, non sia contestuale ma avvenga in una fase successiva (c.d. verbale postumo).

La normativa sopra richiamata non dice nulla in merito alle riunioni dell’organo amministrativo, per le quali si rammenta che l’art. 2388, co. 1, secondo periodo, c.c. già prevede che “lo statuto può prevedere che la presenza alle riunioni del consiglio avvenga anche mediante mezzi di telecomunicazione”.

Tuttavia, considerata la ratio sottostante l’art. 1, co. 1, lett. q), del D.P.C.M. 8 marzo 2020, secondo il quale, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, vanno adottate modalità di collegamento da remoto, garantendo comunque il rispetto della distanza di sicurezza ed evitando assembramenti – previsione implementata per gli enti di natura societaria nel menzionato art. 106 e per gli enti di natura non societaria con l’art. 73 del “Decreto Cura-Italia”, il quale stabilisce che “fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020 […] le associazioni private anche non riconosciute e le fondazioni che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente” – si può verosimilmente ritenere che pure le riunioni degli organi di amministrazione delle società, pur in assenza di una clausola statutaria, possano temporaneamente tenersi con mezzi di telecomunicazione.